Alois: das KI-Backoffice für den Mittelstand
Ein branchen-konfiguriertes KI-Backoffice auf europäischem Stack: Alois entlastet Ihr Team bei Posteingang, Schreibarbeit und Rechnungslauf. Entwürfe entstehen automatisch, die Freigabe bleibt beim Menschen.
- EU-Sprachmodelle & Hosting in der EU
- Menschliche Freigabe vor jeder Antwort, Automatik nur auf Wunsch
- Auf Wunsch auf eigener Hardware
Ausschnitt aus der App, Beispieldaten.
Ein Vorgang, von der Nachricht bis zur Freigabe
Hier sehen Sie in vier Schritten, was Alois mit einer eingehenden Nachricht macht.
- 1
Die Nachricht kommt an
Eine Mieterin meldet per E-Mail einen Wasserschaden.
- 2
Alois ordnet zu
Er liest die Nachricht und ordnet sie der richtigen Wohnung zu.
- 3
Der Vorgang liegt bereit
Anschreiben, Handwerker, Frist und Rechnung liegen als Entwurf vor.
- 4
Sie geben frei
Sie prüfen, passen an und geben frei. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Das Backoffice frisst die Zeit, die Sie fürs Kerngeschäft brauchen.
Immer dieselben drei Baustellen, jeden Tag, in jedem Büro.
Der Posteingang läuft über
E-Mails, Anfragen, Zuständigkeiten: Jede Nachricht muss gelesen, eingeordnet und beantwortet werden. Das kostet die produktivsten Stunden des Tages.
Schreibarbeit ohne Ende
Dokumente, Antworten und Vorlagen entstehen immer wieder von Hand, obwohl die nötigen Informationen längst in Ihren Akten und Vorgängen liegen.
Rechnungslauf & Mahnwesen
Rechnungen schreiben, Fristen im Blick behalten, Zahlungseingänge abgleichen, Mahnungen verschicken: notwendig, aber reine Fleißarbeit.
Ein Backoffice, das mitdenkt und Sie entscheiden lässt.
Alois übernimmt die Routine und legt jeden Entwurf zur Freigabe vor. Nichts geht ohne Ihr Okay raus.
Ihr KI-Assistent fürs ganze Backoffice
Fragen Sie Alois wie einen Kollegen: Der Assistent kennt Ihre Akten, Vorgänge, Dokumente und Zahlen, systemweit. Er findet Informationen, beantwortet Fragen mit Quellenangabe und stößt Aktionen an, vom Antwortentwurf bis zur Erinnerung. Jede Aktion wartet auf Ihre Freigabe.
KI-Posteingang mit Freigabe
Alois liest eingehende Nachrichten, ordnet sie zu und schlägt Antwortentwürfe vor. Sie prüfen, passen an und geben frei: Human-in-the-Loop bei jedem Schritt.
Dokumenten-Studio mit KI-Editor
Entwürfe entstehen aus dem Kontext Ihrer Akten und Vorgänge. Änderungsvorschläge der KI übernehmen oder verwerfen Sie einzeln per Klick.
E-Rechnung nach EN 16931
Konform nach EN 16931: XRechnung und ZUGFeRD. Ausgehende Rechnungen erzeugen und automatisch validiert versenden. Eingehende E-Rechnungen erkennt Alois im Posteingang; das strukturierte Auslesen der eingebetteten Daten ist in Entwicklung.
Rechnungs- & Mahnwesen
Vom Angebot bis zur Mahnung: Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge im Blick behalten, Mahnläufe vorbereiten, mit Anschluss an DATEV.
Auswertungen & Dashboard
Offene Posten, Durchlaufzeiten, Aufkommen im Posteingang: Alois zeigt auf einen Blick, wo Ihr Büro steht.
Kanäle: E-Mail, Telegram und Website-Chat
Alois arbeitet dort, wo Ihre Anfragen ankommen: per E-Mail (IMAP), über Telegram und als Chat auf Ihrer Website. Ein Telefonkanal ist geplant, aber noch nicht in Betrieb.
Erinnerungen & Fristen
Automatische Wiedervorlagen und Zahlungserinnerungen: Was liegen bleibt, meldet sich von selbst. Fristen und offene Posten geraten nicht aus dem Blick.
Akten & Vorgänge als Kontext
Jede E-Mail, jedes Dokument, jede Rechnung hängt am richtigen Vorgang. Alois arbeitet immer mit vollem Zusammenhang statt mit Einzelfragmenten.
Vorlagen & Briefpapier
Dokumente und Rechnungen im eigenen Corporate Design; Layouts und Textbausteine pro Dokumenttyp konfigurierbar.
Rechtschreib- & Grammatikprüfung
Direkt im Editor, auf europäischer Infrastruktur gehostet: Kein Text verlässt dafür die EU.
Single Sign-on mit Ihrem Firmen-Login (OIDC)
Ihr Team meldet sich mit dem gewohnten Firmenkonto an, Microsoft Entra ID wird erstklassig unterstützt. Für diese Nutzer speichert Alois kein Passwort. Rolle und Vertraulichkeitsstufe kommen aus Ihren Verzeichnis-Gruppen; der Passwort-Login bleibt als Rückfallebene.
Nutzerverwaltung aus Ihrem Verzeichnis (SCIM 2.0)
Eintritte, Wechsel und Austritte übernimmt Alois automatisch aus Entra ID oder Okta. Ein Austritt wirkt sofort: Die laufende Sitzung endet, statt erst beim nächsten Login. Konten werden deaktiviert, nie gelöscht.
Eingebaute Doku & Schulungsvideos
Handbuch und Schritt-für-Schritt-Videos direkt in Alois. Ihr Team lernt das System ohne externe Schulungstermine.
Fünf Branchen, alle Module und alle Bausteine, vom Mietkonto bis zur E-Rechnung, in der interaktiven Plattform-Übersicht.
Plattform-Übersicht öffnenPro Branche konfiguriert, nicht von der Stange.
Alois spricht die Sprache Ihres Fachs. Fünf Ausprägungen stehen bereit:
Hausverwaltung
Miet- und WEG-Verwaltung mit Mietkonto und Bankabgleich, Nebenkostenabrechnung, WEG-Jahresabrechnung, Versammlungen, Hausgeld, Zählerständen und Handwerker-Koordination, vom Posteingang bis zur Abrechnung an einem Ort.
Alle Module dieser Branche ansehenKanzlei
Akten, Kollisionsprüfung, Fristen-Board mit Vier-Augen-Prinzip und ein Umgang mit Vertraulichkeit, der zur beruflichen Verschwiegenheit passt. Auf Wunsch bereiten wir den Betrieb auf eigener Hardware vor.
Alle Module dieser Branche ansehenE-Commerce mit JTL-Wawi
Bestell- und Versandanfragen beantworten Sie mit einem Klick: Alois ordnet die Anfrage zu, zeigt Kunde und Bestellungen aus Ihrer JTL-Wawi daneben und legt den fertigen Antwortentwurf vor, Sie geben frei. Dazu Servicefälle, Retouren-Board mit Wareneingang per Foto, Fehlersuche und auf Wunsch automatische Eingangsbestätigungen im Stufenmodell.
Alle Module dieser Branche ansehenHandwerk (SHK & Gebäudetechnik)
Plantafel mit Drag-and-drop, Monteur-App mit Offline-Modus, digitale Zeiterfassung, Wartungsplanung und KI-Angebote mit DATANORM-Artikelstamm: Büro und Baustelle in einem System.
Alle Module dieser Branche ansehenIT- & Systemtechnik
Für Errichter und Systemhäuser: Wartung nach Norm (BMA, EMA, DGUV V3), Prüf- und Messprotokolle, Subunternehmer-Steuerung und DSGVO-Video-Dokumentation als verkaufbares Paket.
Alle Module dieser Branche ansehenBeratung & Dienstleistung
Die Ausprägung ohne Branchen-Ballast: Angebote, Rechnungen mit E-Rechnung, Mahnwesen und wiederkehrende Abrechnung je Kunde. Ohne Objekte, Anlagen oder Plantafel, die Sie ohnehin nicht brauchen.
Alle Module dieser Branche ansehenWeitere Branchen auf Anfrage: Alois wird pro Branche konfiguriert.
Daten-Souveränität ist bei Alois kein Add-on.
Alois ist von Grund auf für den europäischen Mittelstand gebaut.
EU-Sprachmodelle
Alois arbeitet mit Sprachmodellen aus Europa (Mistral). Keine Auslagerung sensibler Inhalte an US-Anbieter.
Hosting in der EU
Betrieb in EU-Rechenzentren. Ihre Daten bleiben in europäischer Jurisdiktion.
Eigene Hardware auf Wunsch
Heute läuft Alois im EU-Hosting. Für Fälle, in denen nichts das Haus verlassen soll, bereiten wir auf Wunsch den Betrieb auf eigener Hardware vor.
Für Verschwiegenheit konzipiert
Vertraulichkeitsstufen und ein Schutz-Gate vor jeder KI-Verarbeitung, konzipiert für Berufe mit gesetzlicher Verschwiegenheitspflicht (§ 203 StGB).
Freigabe vor jedem Versand
Alois schlägt vor, der Mensch entscheidet. Keine Antwort und kein Dokument geht ohne ausdrückliche Freigabe raus. Einzige Ausnahme, nur wenn Sie sie zuschalten: Eingangsbestätigungen und Retouren-Mails im Onlinehandel, Stufe für Stufe freigegeben.
Neu in Alois
Das Datenschild
Personenbezogene Daten erreichen das KI-Modell gar nicht erst: bei jeder Anfrage, automatisch.
Was Ihr Team schreibt
Schreib eine Zahlungserinnerung an Max Mustermann ([email protected]). Miete März, 1.240 €, IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00.
Enthält personenbezogene Daten
Das Datenschild ersetzt vor dem Versand
Was das KI-Modell sieht
Schreib eine Zahlungserinnerung an [PERSON_1] ([EMAIL_1]). Miete März, 1.240 €, IBAN [IBAN_1].
Pseudonymisiert, bereit fürs KI-Modell
Erkennen
Namen, Adressen, IBANs, Telefonnummern, Steuer-IDs: Über 30 Datentypen, optimiert für deutsche Formate, werden erkannt, bevor eine Anfrage Ihr System verlässt.
Ersetzen
Das Datenschild ersetzt sie durch neutrale Platzhalter. Das Sprachmodell arbeitet mit [PERSON_1] statt mit Ihrem Mieter oder Mandanten und liefert trotzdem präzise Ergebnisse.
Wiederherstellen
In der Antwort setzt Alois die echten Daten automatisch wieder ein. Gelingt das nicht vollständig, wird die Antwort verworfen statt ausgeliefert (fail-closed, ohne Ausnahme).
Text, Stimme, Dokumente: ein Schild für alles
Das Datenschild endet nicht beim Prompt. Jede Form, in der Daten Ihr System verlassen könnten, hat ihre eigene Schutzstufe.
Text: pseudonymisiert
Jede KI-Anfrage wird reversibel pseudonymisiert: Erkennen, Ersetzen, Wiederherstellen, wie oben gezeigt. Automatisch, bei jeder Anfrage, fail-closed.
Stimme: auf eigenen Servern transkribiert
Sprach-Transkription läuft standardmäßig auf unseren eigenen Servern: lokales Whisper im eigenen Cluster, kein Audio-Byte geht an einen externen Anbieter. EU-Cloud-Transkription (Mistral, mit AVV) gibt es nur als bewusste Entscheidung pro Kunde. Für Kanzleien und Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB: ausnahmslos auf unseren eigenen Servern.
Dokumente: metadaten-bereinigt
Metadaten wie EXIF-, GPS- und Geräteinformationen werden vor jeder externen Verarbeitung entfernt, für alle Kunden, immer. Für hochsensible Branchen läuft auf Wunsch auch die Dokumentenerkennung auf unseren eigenen Servern (lokales OCR): Dann geht kein einziges Byte eines Dokuments an einen externen Anbieter.
Was Sie schützen wollen, verlässt das System nicht: kein Klarname im Text, kein Audio-Byte der Stimme, kein Metadatum eines Dokuments. Und wo extern verarbeitet wird, geschieht es nach Ihren Regeln (EU-Anbieter, Auftragsverarbeitung, dokumentiert).
Die Standards im Überblick: Stimme wird auf unseren eigenen Servern transkribiert. Text- und Dokumentverarbeitung laufen standardmäßig über EU-Anbieter mit AVV, pseudonymisiert und metadaten-bereinigt. Dokumentenerkennung auf eigenen Servern ist eine Option für hochsensible Branchen.
Leistungsstarke Modelle, ohne dass Ihre Daten Europa verlassen
EU-Modelle sind bei Alois der Standard. Für besonders anspruchsvolle Aufgaben kann pro Mandant die Eskalation auf besonders leistungsstarke Modelle freigeschaltet werden. Der Weg führt technisch erzwungen nur über das Datenschild: Keine Einstellung, kein Fehler und kein Klick kann Klartext an ein Nicht-EU-Modell senden.
Aktivierung pro Mandant mit transparenter Verbrauchsanzeige. Das Datenschild ersetzt AVV und Datenschutz-Folgenabschätzung nicht, es macht beide aber deutlich einfacher.
So läuft die Einführung
In wenigen Wochen produktiv, abhängig von den Anbindungen.
- 1
Demo & Anforderungsgespräch
Wir zeigen Alois an Ihren Abläufen und klären, was Ihr Büro wirklich braucht.
- 2
Konfiguration & Anbindung
Alois wird für Ihre Branche konfiguriert und an Ihre Systeme angebunden: E-Mail, DATEV, JTL und mehr.
- 3
Pilotbetrieb mit Ihrem Team
Ihr Team arbeitet mit Alois an echten Vorgängen. Wir justieren nach, wo es hakt.
- 4
Produktivbetrieb & Ausbau
Alois geht in den Regelbetrieb und wächst mit weiteren Kanälen und Funktionen mit.
Investition
Alois startet bei 299 € im Monat, die Einrichtung ab 1.990 €. Was es für Ihr Haus kostet, hängt von Betriebsform und Umfang ab. Das ordnen wir im Erstgespräch ein.
Nutzer unbegrenzt, in jeder Stufe
Alois wird nicht pro Arbeitsplatz abgerechnet. Ob drei Menschen damit arbeiten oder dreihundert: am Preis ändert das nichts.
Start
Ein Postfach, ein Fachbereich, Betrieb auf gemeinsamer Infrastruktur in der EU. Der schnelle Einstieg.
Professional
Eigene, isolierte Instanz, mehrere Postfächer, Anmeldung per SSO und Prüfprotokoll.
Enterprise On-Prem
Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur, individuelle Anbindungen, feste Erreichbarkeit.
Was den Preis bestimmt
- Betriebsform
- Gemeinsame Infrastruktur oder eigene isolierte Instanz, auf Wunsch vorbereitet auf eigener Hardware.
- Branche / Vertical
- Wie umfangreich die branchenspezifische Konfiguration ist.
- Umfang
- Wie viele Postfächer und welches Aufkommen an Vorgängen und Dokumenten.
- Betreuung
- Wie eng wir Sie im laufenden Betrieb begleiten.
Separat beziffert werden Anbindungen an Ihre bestehenden Systeme und die Digitalisierung von Altbeständen. Konkrete Zahlen ordnen wir im Demo-Gespräch ein.
Werden Sie Design-Partner.
Alois ist im produktiven Einsatz. Wir nehmen weiterhin eine begrenzte Zahl neuer Kunden auf, die Alois mitgestalten: bevorzugte Konditionen, direkter Draht zur Entwicklung und Einfluss auf die Roadmap.
Bereits im Einsatz bei einer bayerischen Hausverwaltung und einem Onlinehändler (JTL).
Demo vereinbarenHäufige Fragen
Wo laufen meine Daten?
Alois arbeitet mit EU-Sprachmodellen (Mistral) und wird in EU-Rechenzentren betrieben. Auf Wunsch bereiten wir den Betrieb auf eigener Hardware vor. Ein eigenes Sprachmodell im Haus setzt dafür einen GPU-Host voraus.
Welche Systeme bindet Alois an?
E-Mail (IMAP), DATEV, Telegram, den Chat auf Ihrer Website und lesend die JTL-Wawi (Bestellungen, Sendungen, Kundenstamm). Kontoauszüge liest Alois als CAMT.053 oder CSV ein. Weitere Anbindungen richten wir im Rahmen der Konfiguration ein.
Ersetzt Alois Mitarbeiter?
Nein. Alois übernimmt Entwurfs- und Routinearbeit, Entscheidung und Freigabe bleiben beim Menschen. Ihr Team gewinnt Zeit fürs Wesentliche, statt ersetzt zu werden.
Was heißt Design-Partner?
Als früher Kunde gestalten Sie Alois mit: Sie bekommen bevorzugte Konditionen, einen direkten Draht zur Entwicklung und Einfluss auf die Roadmap. Die Zahl der Plätze ist begrenzt.
Kann Alois auf eigener Hardware laufen?
Heute läuft Alois im EU-Hosting. Für Fälle mit beruflicher Verschwiegenheit (§ 203 StGB) oder besonders sensiblen Daten bereiten wir auf Wunsch den Betrieb auf eigener Hardware vor; was dafür nötig ist, klären wir im Demo-Gespräch. Ein eigenes Sprachmodell im Haus setzt einen GPU-Host voraus.
Wie lange dauert die Einführung?
Typischerweise wenige Wochen, abhängig davon, welche Systeme angebunden werden und wie umfangreich Ihre Branchen-Konfiguration ist.
Sehen Sie Alois an Ihren eigenen Abläufen.
Im Demo-Gespräch zeigen wir, wie Alois Ihr Backoffice entlastet, und ordnen Umfang und Investition konkret ein.